Що таке апостиль та легалізація документів? Кому і навіщо потрібна легалізація документа чи проставлення апостилю та в які країни, скільки коштує, які міністерства видають та що потрібне для отримання? Про все це в цій статті.

Чим відрізняється апостиль від легалізації?

 

Апостиль це спеціальний штамп, що проставляється одним з міністерств України, який свідчить, що ваш документ не підроблений або відповідає законим вимогам. Проставлення апостилю здійснюється лише на офіційних документах, які були видані вам в Україні для пред’явлення у закордонні організації (будь то влаштування на роботу, будь то для підтвердження освіти тощо).  

Легалізація документів це теж саме, що й апостиль, але здійснюється для тих країн, які не підписали Гаазьку конвенцію 05.10.1961 року, що скасовує вимогу легалізації офіційних документів.

Враховуючи вищевикладене, перед тим як почати оформлення документів, Вам необхідно дізнатися яка процедура необхідна - апостиль чи консульська легалізація документів.

 

В які країни потрібен апостиль документів?

 

Країни, в які потрібен простий апостиль

Австралія, Азербайджан, Албанія, Андорра, Антигуа і Барбуда,  Аргентина, Вірменія, Багами, Барбадос, Беліз, Білорусь, Болгарія, Боснія і Герцеговина, Ботсвана, Бразилія, Бруней, Бурунді, Венесуела, Гондурас, Гренада, Греція, Грузія, Домініканська Республіка, Еквадор, Ель-Сальвадор, Естонія, Ізраїль, Індія, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Казахстан, Китай (тільки Гонконг і Макао), Кіпр, Колумбія, Корея, Косово, Латвія, Лесото, Литва, Ліберія, Ліхтенштейн, Люксембург, Маврикій, Македонія, Малаві, Мальта, Маршаллові острови, Мексика, Монако Молдова, Марокко, Намібія, Ніуе, Німеччина, Нова Зеландія, Норвегія, Острови Кука, ПАР, Парагвай, Панама, Польща, Російська Федерація, Румунія, Самоа, Свазіленд, Сейшельські острови, Сент-Вінсент і Гренадіни, Сент-Кітс і Невіс, Сент-Люсія, Сербія і Чорногорія, Словацька Республіка, Словенія, Суринам, США, Тонга, Тринідад і Тобаго, Туреччина, Угорщина, Фіджі, Фінляндія, Хорватія, Чорногорія Федеративна Республіка, Чеська Республіка, Швеція, Чилі, Японія.

 

Країни, в які потрібно подвійне апостилювання: апостиль і присяжний переклад, який також необхідно апостилювати

Австралія, Австрія, Бахрейн, Бельгія, Бразилія, Бурунді, Великобританія, Греція, Данія, Зеландія Нова, Ізраїль, Ірландія, Ісландія, Іспанія, Італія, Кіпр, Корея, Косово, Люксембург, Мальта, Марокко, Мексика, Монако, Нідерланди, Нікарагуа, Норвегія, Оман, Парагвай, Португалія, Туреччина, Фінляндія, Франція, Чехія, Чилі, Швейцарія, Швеція, Еквадор, Японія.

 

В інші країни потрібна легалізація!

 

Де ставити апостиль на документи?

Цими питаннями займається в Україні три міністерства:

1. Міністерство закордонних справ України;
2. Міністерство юстиції України;
3. Міністерство освіти і науки України.

 

Міністерство закордонних справ України

 

На яких документах проставляє апостиль МЗС та представництва МЗС в регіонах?

• довідки, видані архівними установами України;
• довідки про стан здоров'я, видані Олександрівською лікарнею м. Києва;
• довідки про стан здоров'я (за умови їх посвідчення гербовою печаткою управління охорони здоров'я облдержадміністрації області);
• довідки, видані органами МВС України та Міграційної служби України (щодо громадянства України, кримінальної відповідальності, реєстрації за місцем проживання або перебування, тощо);
• довідки, видані податковими органами;
• довідки, видані органами Пенсійного фонду України;
• інші офіційні документи, повноваження на засвідчення яких апостилем не відноситься до компетенції Міністерства юстиції України та Міністерства освіти і науки України.

 

Які документи легалізує МЗС та представництва МЗС в регіонах?

• свідоцтва (українського зразка) про реєстрацію актів цивільного стану та Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, які засвідчені обласним управлінням юстиції за місцем видачі;
• довідки щодо кримінальної відповідальності, видані органами МВС України;
• документи про освіту міжнародного зразка;
• документи, засвідчені або видані нотаріусами (після їх попереднього оформлення в Міністерстві юстиції України);
• офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні;
• офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які  уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені  для  використання  в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку.

 

Що потрібно мати для подачі документа на легалізацію?

• документ, який необхідно легалізувати;
• квитанція про оплату консульського збору;
• фізичні особи подають паспорт та заповнюють відповідну заяву (в разі необхідності подати на легалізацію документи, що належать або виписані на ім’я іншої особи, заявник повинен надати засвідчену нотаріусом довіреність від власника документів);
• юридичні особи, окрім вищезазначеного, додатково подають лист-звернення (бланк установи повинен містити реквізити та печатку), у якому зазначаються: перелік документів, що подаються на легалізацію, мета, з якою вони легалізуються, відомості про особу, яка уповноважена представляти інтереси з питань засвідчення документів.

 

Хто може подати документ на проставлення апостиля?

Будь-яка особа – довіреність від власника документа не вимагається.

 

Чи є обов’язковою присутність особи, на ім’я якої видано документ, для подання цього документа на легалізацію?

Присутність власника документа не є обов'язковою. Натомість, у разі подання документів представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

 

Де і коли приймаються документи на легалізацію та проставлення апостилю в МЗС?

Документи приймаються за адресою: м. Київ, вул. Велика Житомирська 2. Приміщення Дипломатичної академії України (під’їзд № 2).

 

Де, крім МЗС, можна проставити апостиль, зокрема, на довідку про відсутність судимості?

В представництвах МЗС України у Львові, Ужгороді та в Одесі.

 

Який розмір консульського збору за проставлення апостилю?

• для фізичних осіб – 150 гривень;
• для юридичних осіб – 450 гривень.

У разі оформлення документів у терміновому порядку (до 5 робочих днів) консульський збір стягується у подвійному розмірі.

 

Який термін розгляду документів для проставлення апостиля?

До 5 робочих днів. За умови подання документів особою, на ім’я якої вони видані, апостиль проставляється в день подачі.

 

Який розмір консульського збору за легалізацію документів?

• на ім’я фізичної особи  – 150 гривень;
• на ім’я юридичної особи – 450 гривень.

 

Сайт Міністерства закордонних справ України: https://mfa.gov.ua/

Міністерство юстиції України

 

На які документи проставляє апостиль Мінюст?

• на документах, які виходять від органів судової влади України;
• на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
• на адміністративних документах;
• на документах про освіту та вчені звання;
• на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
• на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.

 

Правила не поширюються:

• на документи, видані закордонними дипломатичними установами України;
• на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

 

Апостиль НЕ проставляється на оригіналах, копіях та фотокопіях:

• паспортних документів;
• військових квитків;
• трудових книжок;
• дозволів на носіння зброї;
• свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів);
• посвідчень особи;
• нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування;
• документів, що мають характер листування.

 

Куди звертатися для проставлення апостиля?

Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України.

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану.

 

Скільки коштує апостиль в Мінюсті

• Для фізичних осіб - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн);
• для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

 

Строк розгляду документів для проставлення апостиля

Проставлення апостилю здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів, поданих для проставлення апостилю, може бути продовжено до 20 робочих днів.

 

Для проставлення апостилю необхідно подати

• оригінал документа про освіту державного зразка, на якому необхідно проставити апостиль;
• дві якісні ксерокопії цього документа без нотаріального або будь-якого засвідчення;
• в разі звільнення від сплати за послуги – оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (для власників документів);
• згода на обробку персональних даних (від власника та заявника) встановленого зразка;
• документи подаються в прозорому файлі;
• під час візиту заявник має пред'явити свій паспорт.

 

Сайт Міністерства юстиції України: https://minjust.gov.ua/

 

Міністерство освіти і науки України

 

На які документи проставляє апостиль Міносвіти?

Міністерство освіти і науки засвідчує апостилем офіційні документи про освіту:

• архівні довідки,
• навчальні плани,
• атестати,
• дипломи і додатки до них,
• сертифікати і посвідчення про підвищення кваліфікації;
• довідки "Про підтвердження факту навчання та право отримання наступного кваліфікаційно-освітнього рівня та здійснення професійної діяльності";
• довідки "Про наявність ліцензіі та рівень акредитації вищих навчальних закладів";
• довідки "Про систему оцінювання в Україні";
• довідки "Про підтвердження педогогічної освіти";
• пакети для WES або іншої іноземної організації з визнання кваліфікацій.

 

Куди звертатися для проставлення апостилю Міносвіти

Цими питанням опікується Інформаційно-іміджевий центр, куди можна звернутися особисто (вул. В'ячеслава Чорновола, 25, м. Київ), або направити документи поштою. Для пришвидшення проставлення апостилю бажано заповнити заяву перед візитом на прийом через Персональний кабінет. 

«Інформаційно-іміджевий центр» готує документи, що подаються для прийняття Міністерством рішення щодо проставлення штампа «апостиль» та працює у вигляді «єдиного вікна».

 

Чи можливо проставити апостиль Міністерства освіти на копії документа про освіту, засвідчену у нотаріуса?

Ні, не можливо. Апостиль проставляється тільки на оригіналах документів про освіту та вчені звання. Нагадаємо, що дублікат документа про освіту прирівнюється до оригіналу.

 

Що означає "апостиль із запитом / без запиту"?

Під запитом мається на увазі отримання додаткової інформації від установи, що видала конкретний документ. Така інформація вимагається при проставленні апостилю на документи певного типу, а її отримання збільшує термін проставлення апостилю. Необхідність запиту визначається лише спеціалістами під час безпосереднього ознайомлення з документами.

 

Чи обов’язково у разі проставлення апостилю на атестаті / дипломі / свідоцтві тощо подавати і додаток до нього?

Документ і додаток до нього – це окремі документи. Ви можете подати на проставлення апостилю або атестат / диплом / свідоцтво окремо, або з додатком. Апостилювати додаток без отримання апостиля на основний документ неможливо. Чи потрібно апостилювати і додаток до документа, залежатиме від конкретної країни, а також мети, з якою ви плануєте свій візит. Про це краще дізнатися заздалегідь у посольстві цієї країни або звернутися до навчального закладу, де ви плануєте продовжити навчання.

 

Якщо вже проставлений апостиль на дипломі / атестаті / свідоцтві і тепер  необхідно поставити апостиль на додаток до нього.

Додаток до документа – це окремий документ, і ви можете його подати окремо. Але для його подачі на апостилювання візьміть із собою також і основний документ. У деяких випадках це може пришвидшити термін процедури.

 

Який термін дії апостилю?

Апостиль не має терміну дії.

 

Чи потрібно робити переклад документа про освіту перед подачею для проставлення апостиля?

Ні, не потрібно. Ви подаєте документи українською мовою. Міністерство освіти і науки України заповнює штамп апостиля також українською мовою. Потім документи з апостилем Ви можете перекласти, засвідчити переклад у нотаріуса. На переклад документа з нотаріальним засвідченням штамп апостиля проставляє Міністерство юстиції України.