Не секрет, что зарубежные командировки имеют ряд особенностей. Нередко работники бухгалтерской службы сталкиваются с вопросами, на которые трудно однозначно ответить. В частности, по какому курсу переводить валюту, которая была потрачена во время командировки, если аванс выдавался в гривнах?
Аванс на командировку
Напомним, обязанность предприятия выдать командированному работнику аванс определен п. 4 р. I и п. 5 р. ИИИ Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 г.. № 59 (далее - Инструкция № 59). То есть для предприятий, финансируемых полностью или частично за счет бюджетных средств, предусмотрено обязательное обеспечение авансом командированных работников в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные расходы.
Для хозрасчетных предприятий такого долга нормативными документами не предусмотрено. Но в соответствии со ст. 121 Кодекса законов о труде сотрудникам, направляемым в командировки, оплачиваются: суточные за время нахождения в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, определенных законодательством. То есть аванс таки следует выдать и отразить это в Положении о командировках предприятия или в приказах о командировке.
Валюта аванса
В случае командировки за границу аванс выдается в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 лет. ИИИ Инструкции № 59). Об этом говорилось в том числе и специалистами Миндоходов в письме от 30.09.2013 г.. № 12251/6 / 99-99-22-02-04-18. Хозрасчетные предприятия валюту аванса на загранкомандировку должны самостоятельно определить внутренним документом, например, Положением о командировке или непосредственно в приказе о командировке, учитывая, что действие Инструкции № 59 на них не распространяется.
Кстати, Минфин в письме от 21.05.2014 г.. № 31-07250-06-29 / 12181 отметил, что работник, который едет в заграничную командировку, должен быть обеспечен авансом в соответствии со сметой расходов: в гривне - для осуществления расходов при проезде по территории Украины, в инвалюте - за рубежом.
Аванс может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.
Отметим, что нормативно-правовые акты прямо не запрещают выдавать аванс в гривнах для зарубежных командировок. Прямое требование о его предоставлении в инвалюте содержит только п. 5 р. ИИИ Инструкции № 59, которая распространяется только на учреждения и предприятия. Если внутренний документ предприятия предусматривает обязательность обеспечения инвалютному авансом, то предприятие должно получить наличные в инвалюте и выдать работнику, направляемому в командировку за границу. О нарушениях в случае выдачи гривневого аванса на командировку за границу можно говорить, когда внутренними документами предприятия предусмотрена обязательная выдача аванса в валюте.
Составления авансового отчета
Согласно п. 5 П (С) БУ 2 операции в иностранной валюте при первоначальном признании отражаются в гривнах путем пересчета суммы в иностранной валюте по валютному курсу на дату совершения операции (дату признания обязательств, расходов).
Следовательно, при составлении авансового отчета валюту следует перечислить в гривне по курсу Нацбанка на день его утверждения.
Если же средств не хватило на расходы, связанные с командировкой за границу, в т.ч. понесенные в валюте, работнику их возмещают после предоставления авансового отчета - в гривнах по официальному курсу нацвалюты к иностранной, установленному НБУ на день погашения задолженности.
